Controladoria Jurídica na seara priva: controle de qualidade processual - Boletim Jurídico  

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Controladoria Jurídica na seara priva: controle de qualidade processual

Controladoria jurídica é o setor responsável pelo controle de qualidade dos processos e pela parte administrativa jurídica. Ou seja, é responsável pela atividade-meio do escritório e/ou departamento jurídico.

Por não ter que desempenhar atividades que necessitam de uma profissionalização propriamente dita, qualquer pessoa pode fazer parte ou estar à frente de uma controladoria, no entanto, afirmo com propriedade que, escolher um profissional da área para exercer a função, trará mais segurança, agilidade na execução das atividades e aumentarão as chances de desenvolver o processo com êxito.

Para os operadores do Direito, trata-se de mais uma oportunidade de carreira, tendo em vista as novas necessidades trazidas pela seara jurídica. Frisa-se que o controller não está atrás ou à frente do advogado responsável pela atividade fim, mas está ao lado, atuando para que o trâmite do processo se afaste o máximo de vícios corriqueiros, como perda de prazos, protocolos errados e/ou incompletos, não comparecimento em audiências, entre outros tantos erros. Fazemos, na maioria das vezes, o controle preventivo.

O momento certo para sua implantação depende de cada realidade, no entanto, é importante partir do princípio de que é menos arriscado começar fazendo o certo, ou seja, o ideal é criá-lo no momento em que optar por abrir um escritório e/ou criar um departamento jurídico dentro de uma empresa. Veja só, o início da carreira é o momento crucial para o nosso sucesso, é o momento de angariar clientes, de “fazer o nosso nome”. Por estas e outras razões, sua atuação deve ser impecável. O controller não só permitirá a atuação almejada, como também garantirá o avanço e o crescimento do escritório.

As atividades inerentes a esta função são deveras variadas. Inúmeros são os fatores que influenciam direta e indiretamente as atividades a serem desempenhadas, bem como na forma de execução. Não há variedade apenas no que tange ao escopo deste trabalho, qual seja, garantir um trabalho impecável, sem erros, do início ao fim do processo.

Como se dá o controle de qualidade que realizo nos processos sob minha responsabilidade:

A priori, esclareço que, o software que utilizo para desempenhar o controle dos mais de 3.000 processos, é o Excel. E, não subestime a eficácia dele, que se bem utilizado, é eficaz como qualquer software no mercado. 

Primeiramente, estabeleço uma rotina. Desta forma criamos uma sequência lógica de atos que limitará as margens de erro. É importante que o controller conheça atempadamente o que deverá realizar no dia seguinte, para que se defina as prioridades e o modo como irá controlá-las, friso, mesmo quando a rotina já esteja estabelecida. Afinal, o mundo jurídico é passível de alterações a todo instante e devemos estar preparados.

Não confiar em nada do que dizem, é um segundo passo. Devemos exercer a máxima “ver para crer”. Por esta razão, é necessária leitura diária, em todos os momentos e diante de quaisquer atos dos processos para que o controle seja efetivo.

Ater a tudo em relação ao processo que está sob a guarda do controller . Uma de nossas funções é: detectar erros e corrigi-los em tempo hábil. Analise o processo como um todo, porém, não analise o mérito da questão, afinal, provavelmente esta função está destinada a outro profissional.Por exemplo: ao analisar o protocolo de uma contestação, além de conferir dados gerais (nº do processo, nome das partes), documentos (carta de preposto, substabelecimento), verifique, conjuntamente se a data e horário da audiência estão corretos, se a mesma não foi remarcada ou cancelada, se não há pedido de desistência, entre outros pontos que podem influenciar diretamente no andamento do processo.

É essencial não exercer o “desleixo seguro”, provocado muitas vezes devido a robotização na execução de tarefas. O controle de qualidade deve ser exercido em sua máxima, analisando cada processo como se fosse o primeiro, de forma minuciosa, com muita atenção.

Quinto e por ora, último passo, priorizo nas primeiras horas do dia, procedimentos reputados urgentes, que dependam de uma atuação preventiva, como por exemplo, confirmar presença nas audiências da pauta e os prazos fatais. A partir do momento em que estes atos estão controlados, dou seguimento às demais atividades do dia.

Em suma, a atuação do controller permite uma análise da produção como um todo. A Controladoria, sob o aspecto - “controle de qualidade” - reduz quase, senão em 100% os riscos de perda de prazo; desenvolve conferências as quais contribuem para economia financeira e de tempo; permite a revisão, correção e previsão de futuras falhas.

O resultado do controle de qualidade processual é um processo sem vícios do início ao fim do processo. 

É uma ferramenta que deve ser utilizada e investida para garantir a satisfação e fidelização do cliente, mesmo quando o resultado final não lhe seja favorável.

Data da conclusão/última revisão: 21/3/2018

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Monique Souto

Advogada - controller.

Inserido em 13/04/2018

Parte integrante da Edição no 1521

Código da publicação: 4548

Citação deste artigo, segundo as normas da ABNT:

SOUTO, Monique. Controladoria Jurídica na seara priva: controle de qualidade processualBoletim Jurídico, Uberaba/MG, a. 13, no 1521. Disponível em: <https://www.boletimjuridico.com.br/doutrina/artigo/4548/controladoria-juridica-seara-priva-controle-qualidade-processual> Acesso em: 22  abr. 2018.

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