Médio, com estrututura de grande

A Staben e Associados apostou em tecnologia de ponta, da BCS, para gestão dos processos e rotinas da advocacia. Em um ano, dobrou de tamanho e reduziu distorções financeiras, o que aumentou a lucratividade.

A Staben e Associados, escritório de advocacia especializado em contencioso de massa, com larga experiência nas áreas cível, defesa do consumidor e trabalhista, equipou-se tecnologicamente para garantir crescimento e elevar os níveis de satisfação dos seus clientes. Depois de avaliação criteriosa, escolheu o Sisjuri – um sistema completo para gestão de advocacias, da BCS Informática – garantindo estrutura que apenas as grandes bancas possuem. Antes da implantação, a banca, sediada em Salvador e com filial em Recife, atendia 2.500 casos. Hoje, são 5 mil, mas a estrutura instalada pela BCS foi projetada para suportar, um aumento imediato de sua carteira de ações, sem a necessidade de qualquer investimento, em até 200%.

De acordo com Hermann Staben, sócio fundador da Staben, a solução gerencia rotinas administrativas e de casos, dentro de um modelo empresarial eficiente e profissionalizado, o que gerou melhorias significativas e crescimento. “Além de agilizar processos internos, prover diagnósticos precisos e corrigir distorções financeiras, o projeto, que está em fase de conclusão e foi iniciado em 2005, introduziu uma nova cultura”, comenta.

Na avaliação de Décio Sartori, diretor da BCS responsável pela implantação do Sisjuri na Staben, a integração de informações e a disponibilidade de acesso foram os ganhos mais significativos. “O contencioso cível e defesa do consumidor, áreas fortes da Staben, acarretam uma grande demanda para controlar, organizar e administrar, evidenciando a necessidade de implantar tecnologias avançadas, para tornar-se mais competitivo”, avalia Sartori.

Além disso, o trabalho de consultoria da BCS que antecedeu a implantação foi extremamente importante. Durou cerca de seis meses, sendo responsável pela introdução de conceitos que ajudaram a organizar o escritório, provendo alicerce para as transformações que viriam. Segundo o Dr. Staben, a BCS foi um divisor de águas, na medida que catalisou o processo de amadurecimento do negócio e ajudou a dimensionar a estrutura necessária para crescer, sem gerar perda de qualidade. As rotinas estruturadas pelo sistema também imprimiram um novo ritmo à banca. Neste sentido, a nova cultura foi tão bem incorporada que todos os 20 advogados passaram a registrar seu trabalho no time-sheet, mesmo que a cobrança dos clientes não seja baseada nele. Assim, os dados deste registro provêem informações valiosas para a gestão, inclusive, para avaliar a lucratividade do cliente e a performance do profissional.

Redefinição reduz custos com telecomunicações

Além disso, foi possível redesenhar e redefinir a estrutura de TI, inclusive com a indicação de medidas que contribuíram para a racionalização e economia como, por exemplo, em telecomunicações. Com a contratação do plano de telefonia celular e a instalação de um tarifador, a Staben registrou um corte de gastos mensais de R$ 5 mil para R$ 2 mil, atendendo o dobro de demanda. O projeto também ajudou no aprimoramento da segurança da informação, com a instalação de soluções mais eficientes de back-up, antivírus e certificação digital, por exemplo. Outro benefício desta redefinição foi a melhoria no atendimento. "É possível dizer que o verdadeiro retorno do investimento foi a crescente satisfação dos clientes”, argumenta.

Controle e gestão

A tecnologia da BCS, por sua vez, disponibiliza dados gerenciais e traz uma grande diversidade de informações, de forma ágil, sobre problemas que a banca não imaginava que existissem. Um bom exemplo disso são os custos individuais por processo. O Sisjuri ajudou também a controlar despesas reembolsáveis que, muitas vezes, não eram cobradas e geravam perda de receita. Com os recursos do Sisjuri, as despesas são inseridas no sistema que as incorpora, automaticamente, na fatura do cliente. E, até mesmo casos, por falta de controle, deixavam de ser cobrados, o que também foi extinto. “O ERP jurídico sofisticou o controle da cobrança e de reembolsos”, comenta.

Além disso, o controle do arquivo físico, que era um dos problemas crônicos do Staben, passou a ser feito pelo Sisjuri, que provê um sistema de carga, onde são registradas as retiradas, indicando com quem se encontra cada pasta. Vale destacar que a solução integra os dados do módulo financeiro e do jurídico, permitindo cruzar informações, monitorar custos e a produtividade dos profissionais. Desta forma, é possível gerenciar efetivamente a equipe, inclusive estratificar a mão-de-obra. Baseada em dados reais, a Staben corrigiu distorções como atribuições aquém da capacidade do profissional ou redistribuição dos trabalhos, de forma mais equânime, aumentando a produtividade.

Investimento e Próximos passos

O projeto todo prevê investimento estimado de R$ 300 mil, incluindo Metaframe e GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, já contratados e que devem ser instalados nos próximos meses. O GED vai colocar o Staben junto ao seleto grupo de advocacias, freqüentado quase que exclusivamente pelas grandes bancas, que possuem o sistema. Em breve, a advocacia vai instalar o módulo de Gestão de Processos via Web, que também faz parte do projeto e, assim, viabilizar o acesso de seus clientes a informações dos casos, remotamente.

Infra-estrutura e treinamento

Outro fator positivo destacado pelo advogado radicado na Bahia, foi que a consultoria prestada pela BCS permitiu que o escritório implantasse infra-estrutura de qualidade como o banco de dados Oracle; estações de trabalho e servidores HP; cabeamento da 3Com e telefonia digital padrão Siemens. A implantação exigiu também comprometimento e preparação da equipe, que passou por treinamentos ministrados pela BCS e que foram fundamentais para a mudança da cultura corporativa, bem como, para conhecer os inúmeros recursos da solução. “Para que um projeto de TI tenha sucesso é imprescindível, além da tecnologia avançada, ter atendimento personalizado, aliado ao profissionalismo e competência dos fornecedores”, finaliza.

Sobre o Staben e Associados – Há oito anos no mercado, desde a sua fundação vocacionado para atuar com contencioso de massa, particularmente nas áreas cível, defesa do Consumidor e trabalhista. Possui escritórios em Salvador e Recife, com previsão para abertura, ainda neste semestre, de nova filial em Aracajú, contando com uma equipe de 20 advogados internos, além de vasta rede de colaboradores que lhe permite atuar nos Estados da Bahia, Sergipe, Alagoas, Pernambuco e Paraíba. Entre seus clientes figuram empresas renomadas em seus segmentos de atuação como Banco Itaú, Citibank, Credicard, C&A, Redecard, entre outras. Recentemente conquistou o Top of Mind Brazil por sua atuação no mercado de Pernambuco.

Sobre a BCS Informática – Empresa voltada para o mercado jurídico com softwares específicos para o segmento, nasceu em 1987, com o intuito de proporcionar facilidades tecnológicas no trabalho e no dia-a-dia dos advogados. O desenvolvimento do SISJURI acompanhou a própria evolução do mercado durante os 18 anos de existência da empresa que hoje tem cerca de 300 clientes em todo país, como S. Moutinho Durazzo S/C Ltda Advogados e Consultores; Machado, Meyer, Sendacz e Opice Advogados; Felsberg, Pedretti, Mannrich e Aidar Advogados e Consultores Legais; Castro Barros, Sobral, Gomes Advogados; França Ribeiro Advocacia, Velloza, Girotto e Lindenbojm Advogados Associados. O SISJURI tornou-se o mais completo sistema brasileiro voltado para este mercado. A empresa, que também distribui softwares da InterWoven e Workshare para este segmento, possui escritórios em São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, Porto Alegre e Salvador.