Avaliação do impacto do sistema de informação nas organizações

 OBS: Texto de autora residente em Moçambique, redigito em língua nativa.

Resumo

A avaliação do impacto do sistema de informação nas organizações visa a avaliação do sistema de informação nas organizações. Entende-se como sistema de informação como um factor determinante para a vida da organização, garante uma maior eficiência no sistema de produção. Os membros da organização para que possam corresponder as exigências actuais devem ser capacitados em tecnologia da informação. A falta de formação em novas tecnologias pode ter como consequências numa empresa, o despedimento de alguns funcionários e contratação dos novos com capacitação em tecnologias de informação. Entende-se por cadeia de valor de um sistema de informação, o planeamento e a cadeia de valor de um sistema de informação; Ciclo da inovação nos sistemas informativos; a planificação dos sistemas informativos.

Palavras-chave: Avaliação, sistema de informação, organizações

Abstract

The assessment of the impact of the information system in organizations is aimed at evaluating the information system in organizations. It is understood as an information system as a determining factor for the life of the organization, ensures greater efficiency in the production system. The members of the organization so that they can meet the current requirements must be trained in information technology. The lack of training in new technologies can have as a consequence in a company, the dismissal of some employees and the hiring of new ones with training in information technology. The value chain of an information system, the planning and the value chain of an information system; Cycle of innovation in information systems; the planning of information systems.

Keywords: Evaluation, information system, organizations

INTRODUÇÃO

O nosso artigo tem como título: Avaliação do impacto do sistema de informação nas organizações.

O artigo é de interesse da auditoria tem como objectivo, permitir com que o escultor da auditoria assimile os conteúdos que dizem respeito a esta área. Portanto, desenvolver este tipo de pesquisa, visa o aprofundamento do impacto do sistema de informação, isto é, da auditoria informática nas organizações.

Portanto, interessa a Auditoria Informática o controlo da função informática, ou seja, do sistema de informação; a análise dos sistemas de informação que compreende a avaliação do cumprimento das normas da instituição neste contexto; a revisão da eficácia de gestão dos recursos materiais e humanos informáticos disponibilizados.

A Auditoria informática descreve neste sentido a estrutura e organização dos dados e processos de operações de sistemas e informativos.

Com o sistema de informação, isto é, da Auditoria Informática é possível fazer um levantamento exaustivo dos processos, dos sistemas de controlo e segurança, aos utentes do sistema e às especificações da organização.

O sistema de informação permite analisar os processos existentes na organização, propondo soluções para a sua optimização. Portanto, deve garantir a máxima eficiência e segurança na gestão da organização.

Para que possamos responder exaustivamente ao título do nosso trabalho, procuraremos articulá-lo em seguintes capítulos: no primeiro capítulo iremo-nos debruçar sobre as noções sobre o sistema de informação, no segundo capítulo, falaremos acerca do Impacto dos sistemas informativos nas organizações e por fim, iremos no último capítulo, discutir sobre A cadeia de valor de um sistema de informação.

Constituem objectivos: Avaliar o impacto do sistema de informação nas organizações, apresentar noções sobre os sistemas informativos; descrever impactos sobre sistemas informativos; indicar a cadeia de valor de um sistema informativo.

O motivo pelo qual, pretende se produzir esta pesquisa é para que neste processo de ensino e aprendizagem se retenham e se assimilem conteúdos referentes aos sistemas informáticos. É igualmente imprescindível, considerar que, o Sistema de Informação é processo a partir do qual, uma organização consegue optimizar as suas produções, ou seja, o sistema informativo constitui-se em um instrumento fundamental a partir do qual os gerentes usam para enfrentar diversas realidades das suas organizações.

No nosso artigo pretendemos discutir sobre a Avaliação do impacto do sistema de informação nas organizações. Qual é o contributo do sistema informativo nas organizações? O sistema informativo, exigindo capacitação dos trabalhadores, como conciliar os trabalhadores da organização que não têm capacitação para fazer frente as novas tecnologias de informação. Como receber novos trabalhadores e o que é que se pode fazer com a classe produtora que não tenha a preparação para fazer face a novos sistemas de informação? Estas e outras questões que giram em torno do nosso artigo vão ser satisfeitas durante o desenvolvimento do mesmo.

Quanto à metodologia, durante o processo da elaboração do nosso trabalho usaremos uma metodologia hermenêutica, isto é, faremos uma leitura atenciosa de diversas obras que nos ajudarão na compreensão do nosso tema, aliás usaremos o método interpretativo.

O sistema de informação

O sistema informativo representa uma componente fundamental e sempre mais importante de toda organização. Com a definição do sistema informativo se pode chegar, examinando a missão dos objectivos de uma organização, os recursos disponíveis, etc., (cfr. MIRANDA, 1980:54).

Recentemente, o conceito de processo entendido como um conjunto de actividades entre si interrelacionadas e finalizadas à realização de um resultado definido e mesurável, que envolve mais recursos e que atravessa mais estruturas, é considerado elemento de homogeneização da organização. Consequentemente, os sistemas informativos devem ser coerentes com os processos identificados (cfr. Idem, p. 62).

Segundo uma acepção mais tradicional, os processos se distinguem em direccionais, gerenciais e operativos, mesmos os sistemas informativos afectados nesta classificação devem ser realizados segundo uma óptica diferente.

Segundo Rowley (1995) a evolução dos sistemas informativos enfrentou antes de tudo a automatização dos processos operativos, depois aquela de actividade gerencial, e por fim aquele directivo; o processo de crescimento dos sistemas comportou uma gradual integração e a passagem da tecnologia informática de produção, com o objectivo principalmente de eficiência, alavanca de governo das empresas.

Organizações

Segundo Rezende e Abreu (2008:12), “a empresa é um sistema que abrange todas as actividades, funcionamento de processos, envolvimento de pessoas, entidades externas e manipulações de diversas informações do meio interno e externo”.

Toda a organização tem uma cultura ou conjunto de valores, que influenciam todos os membros da organização a executarem as tarefas, ou procedimentos de determinadas maneiras específicas. Estas peculiaridades são embutidas nos sistemas para uma melhor interacção e adaptação com os usuários que irão utilizá-lo.

Todos os recursos que auxiliam os sistemas na organização passam por um mecanismo de transformação e convertem-se em bens ou serviços produzidos pela organização, tendo um valor relativo maior que o das entradas.

“Um sistema de informação pode transformar a realimentação dos sistemas em informações mais significativas para o uso dos funcionários em uma organização” (STAIR; REYNOLDS, 2006:40).

Tecnologia da Informação nas organizações.

O uso da Tecnologia da Informação jogos um papel importante na apresentação de um de um instrumento que é capaz de propiciar a competitividade necessária ao crescimento das organizações. O melhor uso da Tecnologia da Informação torna-se um instrumento que permite uma boa gestão dos recursos de materiais, humanos e financeiros com uma maior rapidez.

Um Sistema de Informação (SI) é um sistema que usa a Tecnologia da Informação para capturar, transmitir, armazenar, recuperar, manipular ou expor informações usadas em um ou mais processos de negócio”.

O propósito de um SI é a colecta e interpretação de dados para o tomador de decisão", seja pelo maior número de informações disponíveis, seja pela possibilidade de organização e estruturação dessas informações.

SI é "utilizado para fornecer informações, incluindo seu processamento, para qualquer uso que se possa fazer dela".

SI é “um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação". (OBRIEN, 2004:142)

Portanto, urge considerar que, informação, segundo o que estive a apresentar, é o processo pelo qual a empresa se informa sobre si mesma e sobre seu ambiente, além de passar suas informações ao ambiente.

As organizações estabelecem uma relação com o meu ambiente através de fluxo de informações, isto é, a informação depois de ser transformada em conhecimento, é posteriormente incorporada à organização.

É importante salientar que, as tecnologias de informação, isto é, os sistemas de informações computadorizados constituem-se em elementos indispensáveis para as organizações neste contexto de competitividade.

Portanto, neste cenário, conclui-se que, a tecnologia da Informação é uma das muitas ferramentas que os gerentes usam para enfrentar as mudanças (cfr. LAUDON & LAUDON (2004)

Sistema de informação

Do ponto de vista de Laudon & Laudon (2004) e O’Brien (2004), um Sistema de Informação pode ser definido como um conjunto de pessoas, ou componentes interrelacionados que colecta, recupera, ou dissemina dados e informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controlo de uma organização.

Além de dar suporte, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.

Para que um sistema de informação seja utilizado nas organizações é necessário abastecê-lo com dados, o qual se define como factos brutos que representam eventos, acontecimentos, coisas, pessoas, lugares ou objectos do mundo real, que ocorrem nas organizações ou no ambiente físico, mas que não transmite um conhecimento claro por ser algo abstracto, e que são organizados e transformados para que as pessoas possam entendê-los e utilizá-los.

Com isso, os usuários que interagem com o sistema utilizam os resultados obtidos deste por meio das informações, que consiste no conjunto de dados que foram recolhidos, manipulados, organizados e transformados de forma significativa e precisa, recebendo um valor adicional para serem utilizadas de forma útil e valiosa dentro da organização.

Impacto dos Sistemas de Informação nas Organizações

A relação entre o sistema e a empresa pode causar muitos efeitos em várias áreas da organização, sendo positivos ou negativos. Na organização as mudanças podem ocorrer na estrutura, competitividade de mercado, desempenho da qualidade e produtividade, administração dos sectores, investimentos, entre outros. “A nova tecnologia pode provocar impactos sobre o nível de emprego, stress e satisfação no trabalho, além de exigir novas habilidades do trabalhador” (NETO, 1999:96).

No que concerne àqueles que vão usar os sistemas de informação, os impactos são em relação aos temores com novas tecnologias, resistências na utilização por não haver nenhuma experiência anteriormente, e desempenho nas actividades. Além disso, novas tecnologias podem gerar incompatibilidade entre as capacidades disponíveis e as capacidades estabelecidas, isso pode gerar um deslocamento de mão-de-obra, alterando o corpo de funcionários dentro da organização para que tenha pessoas qualificadas para utilizarem o sistema.

Um sistema de informação eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da empresa. Esse impacto pode beneficiar a empresa, os clientes e/ou usuários e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com os sistemas de informação (cfr. REZENDE;ABREU, 2008 apud OLIVEIRA, 1998; STAIR, 1998:39).

O enfoque actual dos sistemas nas empresas tem o objectivo de auxiliar os respectivos processos decisórios, e principalmente no negócio empresarial, com ferramentas que auxiliam o funcionamento das empresas, instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e sintética, facilitadores dos processos internos e externos, meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional, informações que auxiliam os processos decisórios empresariais e geradores de conhecimento, e também valores que agregam e complementam a competitividade, inteligência empresarial, organizacional, e lucratividade para a empresa.

A informação e o seu valor nas organizações

É importante realçar sobre o papel da informação nas organizações. A informação nas organizações e o seu valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.

Do ponto de vista de Cronin a informação pode ser classificada nos seguintes tipos (CRONIN, 1990):

Valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará coma informação;

Valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;

Valor de propriedade, que reflecte o custo substitutivo de um bem;

Valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstracto e intangível, o seu valor estará associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária.

Pode se pegar como exemplo uma empresa que actua em bolsa de mercadoria, especificamente no mercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado país ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importância dos valores de uso e de troca.

Pode se considerar que, a partir destas informações, pode se obter alguma vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo da aplicação.

Entretanto, ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a outras actividades no processamento da informação.

Neste caso, o valor estará directamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam (DERTOUZOS, 1997).

Da mesma forma, a informação terá valor económico para uma organização, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. Cronin (1990) afirma que, de modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada por seguintes factores:

·         Identificação de custos;

·         Entendimento da cadeia de uso;

·         Incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;

·         Dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos;

·         Tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;

·         Diferentes expectativas e percepções dos usuários;

·         Fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.

É preciso reconhecer que, poucas decisões são tomadas com informação perfeita, devido a alguma insuficiência ou sobrecarga da informação desnecessária. O valor do sistema de informação tem um impacto no processo decisório da organização. O sistema de informação terá um impacto positivo se a informação adicional resultar em uma melhor decisão. Se deste modo não acontecer, não terá nenhum valor (cfr. WETHERBE, 1987).

A cadeia de valor de um sistema de informação

O planeamento e a cadeia de valor de um sistema de informação

Hoje em dia, há uma convergência entre as tecnologias da informação e dos sistemas de informação que afectam grandemente os processos de trabalho das organizações. Antes de implantar qualquer sistema de informação, é de fundamental importância fazer uma análise que permita determinar os principais requisitos do projecto.

O planeamento e o desenvolvimento do sistema de uma organização devem, então, resultar de uma análise que permita a obtenção de estimativa prévia sobre as seguintes dimensões:

·         Estratégica: em que se analisa o impacto do sistema em relação ao ambiente externo da organização, incluindo aspectos relacionados à competitividade, posicionamento no ambiente, visão do cliente, diferencial de mercado etc.;

·         Organizacional: onde são analisados aspectos relativos às necessidades de informação da organização para a sua boa estruturação, coordenação operacional e atendimento às demandas externas;

·         Económica: em que se incluem os aspectos relacionados com a sua importância económica com especial atenção à redução de custos, melhorias de produtividade e eficiência,

·         Ganhos financeiros e outros aspectos que possam ser mensuráveis;

·         Capacitação da organização: refere-se ao cuidado quanto à capacitação em face do conjunto de tecnologias disponíveis, de forma que a organização esteja preparada para acompanhar as possibilidades de utilização e acomodar a evolução tecnológica (SARACEVIC, 1999:1052)

O sistema de informação deverá atender aos objectivos previstos, proporcionando melhoria e optimização do processo decisório, vantagem competitiva, aumento da lucratividade, melhor posicionamento no ambiente externo, melhor efectividade na gestão da organização etc. A obtenção e manutenção destes aspectos aqui apresentados do sistema de informação é actualmente uma necessidade para a sobrevivência das organizações.

A cadeia de valor é um instrumento básico para diagnosticar e determinar o uso do sistema de informação em apoio às decisões e acções no âmbito de uma organização. Objectivamente, a cadeia de valor pode ser definida como um conjunto de actividades executadas em um sistema de informação com a finalidade de produzir e transferir a informação, proporcionando sustentação no processo decisório de uma organização (cfr. idem).

A recolha de dados inclui todos os meios pelos quais a informação dá entrada no sistema. Eles podem ser recolhidos directamente de fontes internas, no ambiente interno da organização, ou de fontes externas, no seu ambiente externo. Normalmente, os dados brutos recolhidos no ambiente externo têm pouco valor directo para a organização. Então, eles devem ser processados visando à transformação em uma forma mais útil. 

Uma das tarefas críticas de qualquer sistema de informação é a disponibilização da informação correcta às pessoas certas e com oportunidade. Cada elemento que toma decisão dentro de uma organização precisa de uma pequena porção de informação para apoiá-lo neste processo. O propósito da actividade de disseminação é determinar as necessidades de informação e disponibilizá-las com oportunidade. Cada vez mais, esta actividade envolve a disponibilização da informação em diferentes formatos.

A informação pode ser apresentada por meio de um dos seguintes modos:

·         Visualização de actividade corrente ou histórica: amodelagem consiste simplesmente em agregar, resumir ou filtrar a informação para ser apresentada em um formato claro;

·         Prognóstico de actividade futura: a modelagem requer ouso de metodologias estatísticas que estimam valores futuros baseado nas informações actuais e históricas;

·         Simulação dos efeitos de diferentes decisões: o modelo de simulação pode ser tão simples quanto uma curva de demanda, que relaciona a demanda de um produto ao seu preço, ou ser um modelo complexa, que incorpora interacções entre centenas ou milhares de variáveis;

·         Recomendação das melhores decisões: para sugerir a melhor decisão, um modelo de optimização deve procurar entre diferentes alternativas e determinar qual é a melhor, o que requer uma sofisticada modelagem. (idem, p.1053)

O fluxo de informação em uma organização é um processo de agregação de valor, e o sistema de informação pode ser considerado como a sua cadeia de valor, por ser o suporte para a produção e a transferência da informação. Assim, um sistema de informação é uma combinação de processos relacionados ao ciclo de informação, de pessoas e de uma plataforma de tecnologia da informação, organizados para o alcance dos objectivos de uma organização.

Ciclo da inovação nos sistemas informativos

Nas empresas o processo de mudança è contínuo. No que concerne às tecnologias de informação è necessário que a mudança aconteça coerentemente com a mudança de outras componentes da organização não só, daquela tecnológica.

Portanto, Rowley (1995) continua sustentando que, na mudança se deve fazer atenção ao conceito de qualidade que pode assumir diversas interpretações segundo o ponto de vista tomada em consideração pelos utentes assim como pelo gestor.

A importância é a coerência interna à organização em confrontos do contexto no qual se desenvolve. A inovação nas empresas é implementada segundo um ciclo que prevê a planificação, implementação, a avaliação do impacto e a adopção sobre uma ampla escala.

A planificação dos sistemas informativos

O ciclo de planificação e controlo dos sistemas informativos prevê a fase de Planificação, no qual se definem objectivos, iniciativas e recursos, a fase operativa na qual se realizam os projectos e se gerem as actividades correntes, a fase de avaliação na qual se medem e avaliam os resultados das actividades de intervenção na qual se elaboram as novas mudanças.

Rowley (1995), neste ciclo, a formulação do Plano informático se propõe como guia formal e substancial de todas as iniciativas sobre sistema informativo com os objectivos de maximizar o retorno dos investimentos e de optimizar os custos, em uma visão de coerência com o inteiro sistema organizativo e com os objectivos de administração.

CONCLUSÃO

Depois de termos chegados ao fim do nosso trabalho consideramos oportuno tirarmos algumas conclusões concernentes ao nosso trabalho.

O nosso trabalho teve como tema, Avaliação do impacto do sistema de informação nas organizações, tema que visava a avaliação do sistema de informação nas organizações.

No primeiro capítulo estivemos a discutir sobre noções do sistema de informação, factor determinante para a vida da organização. Este sistema como o asserimos garante uma maior eficiência no sistema de produção.

No segundo capítulo falamos acerca do impacto do sistema informativo nas organizações. Realçamos que, com o desenvolvimento da tecnologia da informação há necessidade da capacitação dos membros da organização para que possam corresponder as exigências actuais. Aliás, referimo-nos igualmente as consequências que estas novas tecnologias de informação podem significar para uma empresa, podendo assim culminar com o despedimento de alguns funcionários e contratação dos novos que sejam capacitados em tecnologias de informação.

No terceiro capítulo, estivemos a discutir sobre a cadeia de valor de um sistema de informação, onde nos centralizamos aos seguintes aspectos: O planeamento e a cadeia de valor de um sistema de informação; Ciclo da inovação nos sistemas informativos; A planificação dos sistemas informativos.

Todos estes elementos que aqui trouxemos, concorreram para dar resposta daquilo que foi o nosso objectivo inicial, que era discutir só a avaliação do impacto do sistema de informação nas organizações.

BIBLIOGRAFIA

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WETHERBE, James C. Análise de sistema para sistemas de informaçãopor computador. 3a Edições Rio de Janeiro Campus, 1987.

Data da conclusão/última revisão: 16/4/2018